Mahasiswa PhD, atau kalau di University of Birmingham disebut sebagai Postgraduate Researcher, memiliki kewajiban untuk bisa memberikan progress tahunan yang memadai sesuai dengan hasil review tahunan yang mereka laksanakan terhadap mahasiswa terkait. Annual Progress Review (APR) merupakah salah satu cara dari pihak universitas untuk melakukan tracking atas kemajuan riset yang dilaksanakan oleh mahasiswa PhD, diluar supervision meeting yang dilakukan antara mahasiswa dengan supervisors mereka. Setiap School, atau mungkin setara fakultas, memiliki ketentuan yang berbeda untuk APR yang mereka laksanakan. Namun, kurang lebih tidak berbeda jauh satu dengan yang lainnya.
Dari
pengalaman saya, APR sudah dijadwalkan jauh-jauh hari sebelum hari-H. Kurang
lebih antara 2-4 minggu sebelum proses dilaksanakan. Dalam APR, terdapat satu
faculty member yang berperan sebagai chair
of the review, selain itu ada juga satu orang faculty member yang bertugas
sebagai reviewer, yaitu orang yang
akan memberikan pertanyaan-pertanyaan seputar riset kita. APR juga wajib
dihadiri oleh supervisors kita, namun mereka tidak diperbolehkan untuk bertanya
maupun membantu mahasiswa PhD-nya menjawab. Kehadiran mereka hanya sekedar
menyaksikan presentasi dan Tanya-jawab yang dilakukan antara reviewer dan
mahasiswa PhD.
Menghadapi
proses APR tentu saja tidak santai, saya merasa deg-degan dan khawatir dengan
hasil yang kemungkinan didapatkan dari proses tersebut. Apabila reviewer
menilai riset kita tidak ada kemajuan berarti atau kita ternyata tidak siap
untuk melanjutkan riset yang kita ajukan, bisa jadi proses PhD mahasiswa
tersebut di-terminate, alias
dinyatakan tidak bisa lanjut ke tahun berikutnya. Tentunya tidak ada yang ingin
seperti itu.
Kalau di departemen saya --International Development, School of Government--, proses APR dilakukan bersama dengan chair, reviewer dan supervisors. Total proses APR adalah 50-60 menit untuk setiap mahasiswa PhD. Mahasiswa diberikan waktu 5 menit untuk melakukan presentasi mengenai riset mereka. Lima menit bukan waktu yang lama, sangat singkat sehingga kita harus pintar-pintah menyaring apa yang akan kita sampaikan. Hanya hal-hal yang sangat penting yang bisa kita sampaikan. Selain itu penyampaian/presentation delivery juga harus sat-set, tidak bisa lelet. Setelah presentasi selesai, kemudian reviewer akan mendiskusikan hal-hal yang menurut dia penting untuk diketahui. Diskusi yang dilaksanakan mayoritas berupa pertanyaan-pertanyaan, kritik, dan masukan untuk riset kita. Atas setiap pertanyaan/kritik/masukan, kita wajib untuk memberikan respon/jawaban. Harapannya adalah apa yang menjadi concern reviewer, kita paham, tahu dan memiliki cara untuk mengatasinya di masa mendatang.
Selama proses APR saya, reviewer menanyakan beberapa hal, yang berupa pertanyaan, kritik, dan masukan. Hal-hal yang menjadi perhatian berdasarkan pengalaman saya adalah antara lain: 1) Mengapa kamu memilih bagian (area) tertentu dalam risetmu, pertimbanganmu apa? 2) Pertanyaan risetmu mungkin perlu diperdalam lagi. Apa outcome yang kamu harapkan dari your research questions? 3) Mengapa kamu tidak fokuskan pada tier 1 dalam proses decision-making yang ada di mekanisme yang ada? 4) Apa pertimbanganmu dalam memilih locus penelitian? 5) Mengapa kamu menentukan kriteria A, B, C, dsb sebagai dasar pemilihan sample locus penelitian? Relevansinya apa? 6) Dalam theoretical framework, sepertinya perlu ditukar posisi antar konsep A dan B. Konsep B nampaknya perlu dibahas lebih banyak dan diletakkan di depan 7) Bagaimana kamu nanti bisa mendapatkan akses ke para politisi yang akan kamu wawancara?
Sepertinya
ada beberapa pertanyaan lagi tapi saya lupa detailnya. Semua pertanyaan-pertanyaan
yang dilempar wajib dijawab, jangan sampai kita tidak bisa menjawab karena akan
mempengaruhi kredibilitas kita dalam melaksanakan riset yang sudah kita
rancang. Pastikan kita siap dengan challenges yang akan kita hadapi di depan
selama proses penelitian kita. Proses tanya jawab ini tidak lama, hanya
berkisar 25 menit setelah presentasi kita.
Setelah proses
Tanya jawab selesai, kemudian para supervisors diminta keluar oleh reviewer dan
chair. Hanya kita yang berhadapan dengan reviewer dan chair. Reviewer akan
menanyakan kepada kita mengenai proses dan hubungan mahasiswa dengan
supervisors, apakah ada hal-hal yang ingin disampaikan berupa komplain atau
kendala-kendala yang dihadapi selama proses bimbingan dengan supervisors
berlangsung. Sesi ini hanya berkisar 10 menit untuk kemudian setelah itu gentian
mahasiswa yang keluar dan supervisors menceritakan kepada reviewer mengenai mahasiswa
mereka.
Setelah proses
ini selesai, mahasiswa akan dipanggil kembali ke ruangan bersama mereka semua. Di
sini kemudian chair akan mengumumkan apakah mahasiswa tersebut lulus ke year 2
atau tidak atau transfer ke master. Alhamdulillah proses saya berjalan lancar.
Setelah
proses ini selesai, maka supervisors dan reviewer akan mengisikan jawaban progress
dan menandatangani report (disebut sebagai GRS3) yang sudah kita isi dan
tandatangani. Dari sinilah kemudian proses riset kita berlanjut ke tahap
berikutnya.
Demikian cerita
mengenai proses APR tahun pertama. Bagi kalian yang akan menjalani, semoga lancar
ya. Drop a comment apabila ada yang perlu ditanyakan.
Salam,
frochadi